Van koffiemachinefeedback tot Improvement Board. Van quick wins tot grote veranderingen. Hoe kan feedback de sleutel tot succes zijn? Hoe vraag je feedback aan medewerkers? En hoe bepaal je met welke feedback je aan de slag gaat? Onze tips, aanpak en ervaringen als Best Workplace lees je in deze blog.
De achterliggende gedachte
Kwaliteit ontstaat niet uit het niets, die moet je zelf creëren. Dat doen wij steeds volgens het principe ‘Measure, Analyze, Improve’ (ISO 9001 kwaliteitsmanagementslabel).
In het kort:
- Measure = feedback verzamelen
- Analyze = feedback analyseren
- Improve = feedback verwerken
Het stopt niet nadat je ‘improvements’ hebt doorgevoerd. Zie het als een proces dat steeds opnieuw begint, en dus ook steeds opnieuw actie vereist.
Measure
Actie-reactie.
Hoe vaak je ook aanhaalt dat medewerkers vrij zijn om op eender welk moment, en via eender welke weg, feedback te geven, de drempel blijft vaak hoog. De boodschap luidt dus: vraag actief feedback. Hoe concreter, hoe beter. Een paar tips (tested and approved), gerangschikt op basis van laagdrempeligheid.
#1 Koffiemachinefeedback
Een zelfverzonnen woord. En toch heeft het geen (of weinig) uitleg nodig.
Informele en indirecte feedback is heel veel waard, omdat die vaak puur en eerlijk is (gezien er niet naar gevraagd wordt). Denk aan korte babbels aan de koffiemachine, gezellige gesprekken tijdens events of toevallige situaties tijdens de lunch.
De boodschap: luisteren, filteren & meenemen.
#3 Enquêtes
Een klassieker om feedback van medewerkers te vragen. Maar wat is er mis met klassiekers? Dit zijn onze best practices:
- Stuur op regelmatige basis enquêtes uit, maar overdrijf niet. Te is nooit goed, alleen in tevreden.
- Koppel bevragingen ook steeds aan een concrete situatie. Dat kan gaan van het vragen van een mening over een evenement tot feedback over het kantoor.
- Houd steeds rekening met de ‘rush’ van de maatschappij (en dus het tijdgebrek bij heel wat mensen). Stel een aantal multiple choice vragen op (opnieuw: hoe concreter, hoe beter) om een duidelijk overzicht te krijgen. Heb je écht input nodig? Voeg dan enkele (max. 3) open vragen toe. Houd ook die to the point, en peil niet naar een vaag gevoel, maar stel een specifieke vraag. Vraag bijvoorbeeld niet: ‘Hoe vond je het teambuildingsweekend?’, maar ga voor ‘Welke activiteiten zou jij toevoegen aan de planning of net schrappen, en waarom?’.
- Geef aan of de enquête al dan niet anoniem is, en maak ze bij voorkeur (gedeeltelijk) anoniem. Dat zorgt ervoor dat mensen eerlijker zijn in hun antwoorden.
Tip: Verzend bevragingen niet via een algemene mail of communicatiekanaal, maar spreek medewerkers persoonlijk aan. De response rate stijgt aanzienlijk.
#3 Feedbackmeetings & sessies
Nóg een meeting? Ja.
Organiseer af en toe feedbackmeetings of sessies, waar je collega’s van alle uithoeken van je organisatie samenbrengt om feedback te geven, na te denken over verbeteringen en suggesties op tafel te leggen.
Bij Bewire heet dit het ‘Bewire Improvement Board’ (BIB). Binnen ons netwerk creëren we zo een forum voor medewerkers als vertegenwoordigers van alle collega’s uit verschillende bedrijven. Verschillende bedrijven samen zorgen immers voor verschillende noden en meningen.
Tip: Vraag de medewerkers die zullen deelnemen om op voorhand hun ogen en oren open te houden en zelf ook actief bij andere collega’s te vragen naar feedback of ideeën.
#4 1-2-1’s
Een-op-eengesprekken, 1-on-1’s, 121’s… What’s in a name.
Hoe je het ook noemt, een gesprek van persoon tot persoon is het ideale moment om feedback te vragen en te geven. Een introvert persoon is misschien nog steeds minder snel geneigd om zijn/haar mening te geven, maar de drempel is al heel wat lager. Blijf erop hameren dat alle feedback welkom is. Als er echt iets is, zal het er wel uitkomen.
Analyze
Feedback ontvangen? Check! Maar what’s next?
Tijd om de feedback van je medewerkers te bundelen, analyseren en evalueren. Dat kan op allerlei manieren, en steeds volgens het principe ’trial & error”. Niet alles werkt voor iedereen. Onze suggesties:
- Quick wins. Sommige zaken kan je meteen aanpakken. Doe dat! Het is nergens voor nodig om de to-do lijst onnodig lang te maken.
- Tellen & tools. Gebruik evaluatietools om feedback samen te brengen en te evalueren. Op die manier wordt het eenvoudiger om prioriteiten te stellen. Om die prioriteiten te stellen kan het handig zijn om een eigen methode te ontwikkelen op basis waarvan je alle input aftoetst en een plaats of ranking geeft. Zo creëer je een soort to-do lijstje om mee aan de slag te gaan.
- Parkeren. Soms is feedback ongegrond, zijn ideeën onrealistisch of meningen niet onderbouwd. Parkeer deze info, en neem die er jaarlijks opnieuw bij om te herevalueren.
Improve
Als de prioriteiten gesteld zijn, de doelen bepaald en de knopen doorgehakt, is het tijd voor actie! Ga aan de slag met het eerste topic op de lijst die je hebt samengesteld. Bepaalde zaken zal je een voor een en op volgorde moeten afwerken, maar in de meeste gevallen kan je al heel wat in gang zetten. Een offerte opvragen wil immers nog niet zeggen dat de dag erna alles verandert.
Tip: Communiceer waar je mee bezig bent. Op die manier weten medewerkers dat er naar hen geluisterd wordt, en hebben ze iets om naar uit te kijken.
You do you
Elk bedrijf is anders, elke medewerker is anders. En bijgevolg ook elke vorm van feedback. Zolang je het principe van ‘Measure, Analyze, Improve’ in het achterhoofd houdt, en blijft herhalen, zit de intentie alvast goed.
Op zoek naar extra tips om feedback van medewerkers te verzamelen en om te zetten in actie? Laat het ons weten, wij helpen je graag!
