Project Rescue: De stekker uit het IT project en een miljoenenverlies op de teller

Afgelopen jaar zijn er alweer tal van nieuwsartikels de revue gepasseerd waarin verschillende IT projecten volledig de mist in gingen. Dit gaande van greenfield projecten op Belgische bodem tot complexe offshore samenwerkingen, waarin uitdagende SAP integraties moesten gerealiseerd worden. Toch bleef het verdict steeds hetzelfde: de stekker eruit en een miljoenenverlies op de teller.

Als Managing Partner & Agile Project Manager van Codrigo kom ik dagelijks in contact met ontspoorde IT-projecten van grote bedrijven en dankzij Codrigo Project Rescue bliezen we opnieuw leven in projecten die ten dode waren opgeschreven.

Hoe geraken projecten in een straatje zonder eind? Waar slibt het hele proces dicht en op welk moment zit het volledige team op het verkeerde spoor? Deze drie veelvoorkomende projectbeslissingen dragen vaak bij aan de langzame dood van een project: 

1. Let’s go live!

Uiteraard willen sponsors graag een timing en budget. Maar zolang het project zich in de embryo fase bevindt, kan je deze niet communiceren. Er is nog geen scope en de resources zijn nog niet beschikbaar, maar dat weerhoudt veel project managers niet om een gokje te doen naar de go-live datum. Vanaf het prille begin hangt er een zwaard van Damocles boven ieders hoofd en dat zorgt vaak voor onheil in de volgende fases.

Hoe kan het beter? Zorg voor een duidelijke MVP door de business te betrekken in verschillende workshops. Ontwikkel een high level roadmap waar een team van ervaren ontwikkelaars de workload mee inschat.

2. Agile processen volgens ‘het boekje’

“Agile werkt niet voor ons”. Een quote die ik meermaals hoor. Het creëert vaak meer onzekerheid dan een stabiele structuur. Vaak ligt dit niet aan de Agile methode, maar aan de zelfverklaarde agile experten die een online cursus volgden of er een boek over lazen. Project management is geen rechtstreekse vertaling van theoretische principes. Door de variabelen en onzekerheden binnen ieder project, bestaat er geen handleiding die exact beschrijft wat het stappenplan zal zijn. 

Hoe kan het beter? Agile vertelt niet over de ervaring die je nodig hebt in change of risk management. Voor ieder uitdagend project is de knowhow van een ervaren project manager cruciaal. Deze mitigeert niet enkel de risico’s, maar stuurt het team en de stakeholders naar een best-case scenario op maat van een project.

3. De slechtnieuwsshow niet benoemen of verbloemen

Dit is dé meest voorkomende en meteen ook meest desastreuze beslissing die je kan nemen in een project. Veel project managers zien het brengen van minder goed nieuws naar de stuurgroep als een falen. Maar niets is minder waar. Een stuurgroep moet ten allen tijde op de hoogte zijn van de status van een project zodat ze haar taak als ‘raad van bestuur’ zo goed mogelijk kan uitvoeren. Zelfs slecht nieuws moet volledig transparant gecommuniceerd worden. Achterhouden of verbloemen van informatie is nutteloos en heeft vaak vernietigende gevolgen.

Hoe kan het beter? Slecht nieuws op projectniveau heeft steeds meerdere oorzaken. Belangrijk is hier ook dat de reden niet “het development team” is, maar meestal ook een samenloop van omstandigheden (bottlenecks, een tekort aan informatie, technology gaps,..). Communiceer dit ook duidelijk naar iedereen en wind er geen doekjes om.

Op een stuurgroep zal er steeds gevraagd worden naar het plan van aanpak en de impact op de verdere planning of het budget. Bereid je hierop voor. Op deze manier kan negatief nieuws toch positief onthaald worden omdat er toekomstgerichte oplossingen klaarliggen.

Heeft u vragen of opmerkingen in verband met dit topic? Laat het gerust weten!